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 雇前調查 安全聘用(連載四)

注:NAPBS 即 美國全國職業背景調查公司協會

未來雇主的責任


現在很多州或聯邦隱私法都強調對FCRA的遵守。否則可能導致一系列損失,包括實際損失、補償性賠償、律師費用、對故意違法的處罰,以及追加無上限大額損害賠償。任何以故意或蓄意以虛假名義獲取消費者報告的人員還會面臨刑事起訴。

除了聯邦《公平信用報告法》外,還有18個州都制定與該法案類似的規定,以及眾多相關法律,規定可使用或收集申請人或員工的哪些消費者信息。具體而言,很多州的法律規定禁止雇主詢問與申請人或員工的刑事犯罪記錄相關的信息。

要注意的是,在各州法律規范雇主行為的同時,還對消費者報告機構可以向雇主提供的消費者信息做了規定。因此,重要的是,作為雇主,你應該了解消費者報告機構能夠提供那些消費者信息內容。這就引出我們下面的第二點建議。


與調查性消費者報告機構溝通及合作 


制定有效雇前調查方案的關鍵之一,就是了解從消費者報告機構那里能獲得哪些信息。 通常,消費者報告機構與客戶之間的關系在建立成功、安全及合規的雇前調查方案過程中起著重要作用。開放誠實的溝通有助于清晰理解目標。

制定調查方案時,首先了解雇前調查的“語言”是個不錯的開端。雇前調查個別要素的含義并非直接體現在其名稱中。NAPBS因此制定了《通用行業術語標準》,用來對業內公司進行培訓和指導。確切了解行業術語可以保證您能獲得你想要的消費者信息。

重要步驟之一是真正了解你所要求的消費者信息。舉例而言,你想獲取某申請人的犯罪記錄。你是否需要該申請人在每個學習、工作和居住地的犯罪記錄?“犯罪記錄查詢”可以通過郡法庭、聯邦法庭、州法庭、甚至各種電子數據庫查詢完成。各法庭所提供信息的限制性規定也不盡相同。某些法庭會對予以公開的信息做一定時間限制(例如:7年內的紀錄)。另一些法庭則可提供更長時間的記錄信息。此外,消費者報告機構可以提供給您的信息也受相關法律的限制。例如,消費者報告機構不得提供距消費者報告日期起7年以上的被逮捕記錄。

此外,還有很多其它需要明確的問題。是對申請人的全部教育背景進行核實,還是只核實MBA學歷?如果候選人大學還沒畢業怎么辦?如果候選人的應聘崗位不涉及現金,是否有必要對其信用記錄進行查詢?您需要在律師的幫助下明確這些問題。您的HR團隊成員以及作為您合作伙伴的調查性消費者報告機構,將會幫助您建立高效、安全、經濟的調查方案。

這看起來很簡單,但是如果您的消費者報告供應機構未充分理解您所希望達成的目標,將會影響到他們幫您管理風險的能力。您應分享清晰、統一、可溝通交流的目標,給您的消費者報告供應機構明確的方向,讓他們能夠根據您的期望開展調查工作。對于那些有意利用消費者報告機構知識優勢的組織,在盡量使自身政策規定與其它公司保持一致時,還可尋求消費者報告機構的意見和建議。詢問消費者報告機構其它類似公司的做法。同行業內的其它公司都訂購了哪些服務?雖然他們不會告訴您其它公司的具體信息,但是會給出業內公司通常訂購的調查內容。讓他們的專業經驗引導您在所想和所需之間達成適當的平衡。 

同時,消費者報告機構能幫助您排除那些對你不是最佳選擇的服務。您在這方面的預算不多嗎?那么,如果您的消費者報告供應機構建議您不要向候選人的大學同學核實信息時,請不要感到意外。根據您的行業和需求特點,也許有更有效的方式利用您的預算。有實力的消費者報告機構向您介紹產品和服務方面不會猶豫不決,他們會根據您的資金和其它限制條件,為您提供最強大的風險管理方案。

消費者報告機構可通過日常背景核查流程為您提供更廣泛的服務,這有賴于各種技術的應用。IT和人力資源管理人員往往被申請人跟蹤系統(ATS),或可用于招聘、福利、雇前調查以及入職培訓的HRIS的眼花繚亂的功能所吸引,但即便是標準的、現成的整合也是昂貴的。您根據自己情況做個性選擇嗎?那么費用會更高。將來軟件和安全升級也同樣需要量身定制,以適應之前所做的個性化選擇。

除了財務影響之外,還存在一些操作上的問題。舉例而言,使用ATS的公司可能會非常依賴電子簽名,而不是傳統手簽。對某些公司來講,這樣更加簡便和快捷,尤其是業務機構遍布全球的公司。采用電子簽名可使前期流程更加順暢。然而,很多高中、大學和雇主都不認可電子簽名的有效性,并且堅持需要提供手簽名才能提供信息。因此,必須重新找到申請人,請他來辦公室,簽署一些表格等。一或兩天的時間很容易就過去。諷刺的是,技術正是導致延遲的原因,原來前期的高效方式導致現在的延遲。

這只是一個例子。對一些公司來講,使用高度復雜的技術解決方案是最合理的決定,但對另一些公司來講,低科技含量的方案也是經過慎重考慮的選擇。最重要的是不能犧牲對您重要的東西。如果某些東西對你非常重要,你會因此愿意為其放棄ATS所帶來的好處。消費者報告機構應該向你講清楚各自的優缺點,同時幫助評估您所做決定將會產生的影響。

雖然消費者報告機構用所擁有的龐大資源,可以解決雇前調查方案的綜合性和高效性之間的矛盾,但他們有時也可能會成為達成目標的障礙。理想情況下,您選擇的消費者報告機構是因為您信任他們提供服務以及保護您的能力,并且收費合理。但遺憾的是,雇前調查不是一個流水線似的、可預見的過程。有時不可避免地會出現延遲,導致錯過聘用時間或者候選人進入了競爭對手的公司。

 
但是更錯誤的情況就是匆忙開展雇前調查,以滿足某位客戶的要求,這樣做,好的情況會導致錯誤的用人決策,而嚴重的會導致法律糾紛。無論您的消費者報告供應機構如何努力,有時法庭的工作人員或高校指導顧問就是不按照你要求的時間提供信息。即便一個高水平消費者報告機構,也不可能始終在規定期限內提供報告和信息。但是如果您的團隊總是在最后一分鐘才收到相關雇前調查信息,這也應該引起注意。 再次強調,清晰的溝通和明確的預期是關鍵。 

最后,不要忘記您的雇前調查方案的內部整合。您應該對員工進行培訓,檢查您的流程,并且定期對規定進行重新評估。缺少消費者報告機構的持續性參與,那些又有背景核查政策的公司需經常這樣做。高水平的HR專業人員總是大量參與RFP和選擇流程,從而快速地消除風險,這是強大的合作關系所帶來好處。

認真考慮您組織內所發生的變化,并且對您招聘戰略目標進行評估。對于監管規定變化以及法律要求,應尋求消費者報告供應機構以及法律顧問的建議和意見。雇前調查行業正處于快速發展階段,經常會開發出新的服務和技術。原有的雇前調查方案能滿足您現在和未來的目標要求嗎?

雖然上層管理人員無需知道每個雇前調查的詳細情況,但是應該每月、每季度或每年對該雇前調查方案進行評估。保持同步并非是個復雜過程。只需與負責該項工作的團隊談一談,確保與您的消費者報告供應機構統一意見。您的消費者報告供應機構能夠參與您和您團隊的工作討論,這點很重要,聽取他們對您的組織有益的建議,消除未來風險。

(未完待續)



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